Viceværtservice: ekstern vicevært til din ejendom

Det indgår typisk

Fast tilsyn med bygning, fællesarealer og udearealer
Trappevask og renhold af opgange, kældre og fællesrum
Pleje af grønne områder, græsslåning og hækklipning
Snerydning og glatførebekæmpelse efter aftale
Orden i affaldsrum og ved containere, også storskrald
Mindre reparationer, der ikke kræver autorisation, fx skift af pærer og justering af døre
Melding om fejl og skader, der skal videre til en autoriseret håndværker

Sådan virker det En ejendom forfalder oftest i småting: et stoppet afløb, en løs flise, en dør der ikke lukker. Når nogen går ejendommen igennem efter en fast plan, bliver den slags set og meldt med jævne mellemrum, så det kan blive løst, mens det stadig er en lille opgave. Hvad der indgår, og hvor ofte, står i en skriftlig opgavebeskrivelse.

Det påvirker prisen

Ejendommens størrelse, antal opgange og antal boliger eller lejemål
Størrelsen af udearealer, grønne områder og belægninger
Hvilke opgaver der indgår, og hvor ofte de udføres
Sæsonopgaver som snerydning, vinterberedskab og græsslåning
Om der aftales fast månedspris eller afregning pr. time
Døgnvagt eller rådighed uden for almindelig arbejdstid
Materialer som salt, grus og rengøringsmidler, og om de er med i prisen

Hvad laver en vicevært?

Opgaverne for en vicevært falder i tre grupper. De faste opgaver kommer igen hver uge eller hver måned. Sæsonopgaverne følger årstiden. De akutte opgaver opstår, når noget går i stykker. En god opgavebeskrivelse deler opgaverne op på samme måde, så det er tydeligt, hvad der sker hvornår.

Arbejde, der kræver autorisation, ligger uden for viceværtens opgaver. Det gælder el, kloak og en stor del af VVS-arbejdet. Her er viceværtens rolle at opdage fejlen og sørge for, at den bliver meldt videre.

Faste opgaver: tilsyn, trappevask, renhold af fællesarealer, affaldsrum og mindre reparationer.
Sæsonopgaver: græsslåning, hækklipning, løv, snerydning og glatførebekæmpelse.
Akutte opgaver: melding om skader og kontakt til håndværker. Om der skal være døgnvagt, aftales særskilt.

Vicevært til ejerforening og andelsboligforening

I en ejerforening eller andelsboligforening er det typisk bestyrelsen, der står for den daglige drift og bestiller viceværtservice. Om bestyrelsen selv kan indgå en fast aftale, eller om den skal godkendes på generalforsamlingen, afhænger af foreningens vedtægter.

Med en ekstern vicevært køber foreningen en ydelse i stedet for at være arbejdsgiver. Det flytter opgaver som løn, ferie og sygdom over til leverandøren. Til gengæld skal aftalen beskrive omfanget præcist, fordi det er den, foreningen kan holde leverandøren op på. Spørg administrator eller revisor, hvis I er i tvivl om moms og afgifter ved den ene eller den anden løsning.

Vicevært til udlejningsejendomme

For en udlejer er viceværten ofte den person, lejerne møder i hverdagen. Opgaverne er de samme som i en forening, men aftalen bør også sige, hvem lejerne kontakter, og hvordan fejl og skader bliver meldt videre til udlejeren eller administrator.

En skriftlig opgavebeskrivelse gør det lettere at se, hvad udgiften til viceværtservice dækker, og at sammenligne tilbud fra flere leverandører på samme grundlag.

Erhvervsejendomme: viceværtservice eller facility management

Kontorer, butikker og lagre har mange af de samme driftsopgaver som en boligejendom: tilsyn, renhold af fællesarealer, udearealer, affald og vinter. Til en mindre erhvervsejendom kan en viceværtordning dække behovet.

Facility management er en bredere aftale, hvor én leverandør også står for fx reception, kantine, rengøring i lejemålene og styring af andre leverandører. Hvis ejendommen kun har brug for den praktiske drift, kan en viceværtordning være den enkleste løsning.

Grundejerforeninger: fællesarealer, veje og vinter

En grundejerforening har sjældent opgange, men ofte grønne områder, stier, private fællesveje og fælles belysning. Her handler viceværtservice mest om udearealerne og om vinteren.

Hvornår der skal være ryddet sne og gruset, står i kommunens regulativ for vintervedligeholdelse. Aftalen med viceværten bør beskrive, hvilke arealer der er omfattet, hvornår der ryddes, og hvordan det dokumenteres.

Græsslåning, hækklipning og pleje af beplantning
Løbende øjesyn af stier, belysning og fælles inventar
Snerydning og glatførebekæmpelse på fællesveje og stier
Oprydning efter storm og løvfald

Spørgsmål om viceværtservice

Hvad laver en vicevært?

En vicevært løser de faste driftsopgaver i en ejendom efter en aftalt plan: tilsyn, trappevask og renhold af fællesarealer, udearealer, affald og snerydning. Viceværten tager sig af mindre reparationer og melder fejl videre til en håndværker, når opgaven kræver det.

Hvad koster en vicevært?

Det afhænger af ejendommens størrelse, udearealerne, hvilke opgaver der indgår, og hvor ofte de udføres. Sæsonopgaver, døgnvagt og materialer påvirker også prisen. Nogle aftaler er en fast månedspris, andre afregnes pr. time.

Skal vi ansætte en vicevært eller bruge en ekstern viceværtservice?

Med en egen vicevært er foreningen eller udlejeren arbejdsgiver og står selv for løn, ferie og sygdom. Med en ekstern vicevært køber I en ydelse, hvor omfanget aftales skriftligt og kan tilpasses ejendommens behov. Hvad der passer bedst, afhænger af ejendommens størrelse og opgaver. Spørg administrator eller revisor om moms og afgifter.

Kan en vicevært udføre el- og VVS-arbejde?

Ikke arbejde, der kræver autorisation. El, kloak og en stor del af VVS-arbejdet må kun udføres af autoriserede virksomheder. Viceværten kan opdage fejlen og sørge for, at den bliver meldt videre.

Hvad skal en viceværtaftale indeholde?

En liste over opgaverne og hvor ofte de udføres, hvad der ikke indgår, hvordan fejl og skader meldes, om der er døgnvagt, hvem der dækker ved sygdom og ferie, og hvordan aftalen kan opsiges. Vælg opgaverne i formularen, så har fagpersonen et godt udgangspunkt for tilbuddet.

Hvem dækker, når viceværten er syg eller på ferie?

Det bør stå i aftalen. Spørg, hvordan leverandøren dækker fravær, så de faste opgaver og vinterberedskabet ikke står stille. Det er især vigtigt i sæsoner med snerydning.

Hvad er forskellen på en vicevært, en pedel og en ejendomsservice?

Ordene bruges om nogenlunde de samme opgaver. Pedel bruges mest om skoler og institutioner, ejendomsfunktionær om ansatte i boligejendomme, og ejendomsservice om firmaer, der leverer driften som en ydelse. Viceværtservice er den ydelse, en forening eller udlejer køber hos et eksternt firma.